نظام حضور وانصراف وموارد بشرية للشركات في الأردن

نظام الحضور والانصراف يسجل متى يبدأ كل موظف عمله ومتى ينهيه، وأين. نبرمج في سريع تطبيقات حضور وموارد بشرية للشركات في الأردن التي يعمل موظفوها في المكاتب والمصانع والفروع والميدان. وقد بنينا واحدا يعمل اليوم: مسار، تطبيق الحضور وتتبع الفرق الميدانية لمصنع تك لاين. يسجل فيه الموظفون الحضور والانصراف من هواتف الشركة، ويصل يوم كل موظف إلى المدير ملخصا مكتوبا في بضعة أسطر.

التسجيل من الموبايل أم جهاز البصمة

جهاز البصمة أو التعرف على الوجه المعلق على الجدار يناسب الشركة التي يبدأ كل موظفيها يومهم في المبنى نفسه. ويتوقف عن الفائدة حين لا يكون الأمر كذلك:

• مندوبو المبيعات والفنيون والسائقون يبدؤون يومهم عند العميل، لا في المكتب.
• الموظفون يتنقلون بين أكثر من فرع أو موقع مشروع.
• تقرير الجهاز يحتاج كل شهر إلى تصدير وتنظيف وإدخال يدوي في كشف الرواتب، وكل خطأ في الإدخال يظهر لاحقا في راتب موظف.

أما مع تطبيق الموبايل فيتم التسجيل حيث يبدأ العمل، ويصل السجل إلى النظام مع الوقت وموقع الهاتف. وكثير من الشركات تبقي جهاز البصمة للمكتب، وتضيف التطبيق لبقية الموظفين، فيصب الاثنان في سجل حضور واحد.

كيف يعمل التسجيل بالموقع GPS

1. يفتح الموظف التطبيق ويضغط على تسجيل الحضور، فيحفظ التطبيق الوقت وموقع الهاتف.
2. يقارن النظام الموقع بالأماكن التي حددتها الشركة، مثل المكتب الرئيسي أو فرع أو موقع مشروع. وإذا كان التسجيل بعيدا عن كل الأماكن المسموحة، يمكن أن يرفضه النظام، أو يقبله مع تنبيه للمدير.
3. في نهاية الدوام يسجل الموظف انصرافه. وفي مسار لا يسجل الموقع إلا بين الحضور والانصراف، ولا يسجل خارج ساعات العمل أبدا.
4. يرى المدير من حضر، ومن تأخر، ومن لم يسجل بعد، حسب الفرع أو الفريق.

يمكن تزوير موقع الهاتف بتطبيقات خاصة، لذلك يجب أن يصعب النظام ذلك. فهو يحفظ دقة كل قراءة، وينبه إلى القراءات التي تقفز بين أماكن متباعدة، ويربط كل حساب بهاتف واحد مسجل. وينبه مسار المدير حين يتوقف التتبع لأي سبب، مثل تغيير الهاتف أو إيقاف التتبع.

ماذا يمكن أن يشمل النظام

• الورديات والجداول. ساعات ثابتة، وورديات متناوبة، ودوام على فترتين، وعطلة أسبوعية مختلفة لكل فرع.
• التأخير والعمل الإضافي. يحسبان من الوردية، مع فترة سماح تحددها أنت.
• الإجازات. يطلب الموظف إجازته السنوية أو المرضية أو غير المدفوعة من التطبيق، ويوافق عليها المدير، فيتحدث رصيده عند الموافقة.
• الزيارات الميدانية. تسجل زيارات العملاء بالوقت والمكان. ويستخدم مسار أسماء تحددها الشركة، مثل المصنع، بدل أسماء الشوارع.
• ملفات الموظفين. العقود والوثائق، وتذكير قبل انتهاء تصريح أو رخصة.
• الرواتب. كشف شهري بالأيام والساعات والتأخير والعمل الإضافي يذهب إلى المحاسب، أو حساب الرواتب داخل النظام نفسه.
• التقارير. الحضور حسب الموظف والفريق والفرع، وأنماط الغياب، وملخص شهري.

قواعد أردنية يبنى عليها النظام

يحدد قانون العمل الأردني ساعات العمل العادية بثماني ساعات في اليوم و48 ساعة في الأسبوع. ويدفع العمل الإضافي بنسبة 125% من الأجر العادي، وبنسبة 150% في يوم العطلة الأسبوعية والعطل الرسمية. ويحسب النظام بالقواعد التي يعتمدها كشف رواتبك اليوم، ويؤكدها محاسبك قبل التشغيل. وإذا كانت لشركتك سياسة خاصة، مثل فترة سماح أطول أو دوام يوم السبت، يتبع النظام سياستك، لا قالبا جاهزا كتبه غيرك.

والموقع بيانات شخصية. أخبر الموظفين كتابيا بما يسجله التطبيق ومتى، واجعل تسجيل الموقع في ساعات العمل فقط، واستخدم هواتف الشركة حيث تستطيع. وقد صدر في الأردن قانون لحماية البيانات الشخصية عام 2023، فاطلب من محاميك مراجعة الإشعار الذي يصل إلى الموظفين قبل التشغيل.

ما تعلمناه من بناء مسار

يقضي كثير من موظفي مصنع تك لاين يومهم عند العملاء وعلى الطريق. يعمل مسار على هواتف Android التي تسلمها الشركة لموظفيها، ويستمر في العمل في الخلفية طوال الوردية حتى حين تكون الشاشة مطفأة. وإذا انقطعت التغطية، تحفظ النقاط على الهاتف وترسل حين يعود الاتصال. وبدل جدول من الإحداثيات، يقرأ المدير يوم الموظف في بضعة أسطر، مثل: انتقل من الصويفية إلى وادي صقرة الساعة 10:35. ولا ينشئ الحسابات إلا مسؤول النظام في الشركة، ويسمح دليل إعداد مكتوب للشركة بتجهيز الهواتف الجديدة دون انتظارنا.

والدرس الذي نحمله إلى كل مشروع حضور: المدير يقرأ جملا، لا خرائط. من كان أين، ومتى، يجب أن يظهر في شاشة واحدة.

تطبيق موبايل أم لوحة على الويب أم الاثنان

يستخدم الموظفون تطبيق الموبايل لتسجيل الحضور وطلب الإجازات وتسجيل الزيارات. ويستخدم المدراء وقسم الموارد البشرية لوحة على الويب من الكمبيوتر للجداول والموافقات والتقارير. ويمكن أن يكون التطبيق على Android فقط كما في مسار، أو على Android وiPhone بكود واحد.

كيف نبدأ المشروع

1. مكالمة قصيرة. نفهم كيف تسجلون الحضور اليوم، وكم موظفا وفرعا لديكم، وما القواعد التي يعتمدها كشف الرواتب.
2. عرض مكتوب. نطاق العمل والمراحل والسعر الثابت، ويصلك خلال يوم عمل واحد في المشاريع البسيطة.
3. تجربة مع فريق واحد. ننصح بأن يبدأ فريق صغير باستخدام التطبيق قبل بقية الشركة، فتظهر الملاحظات مبكرا وتعدل القواعد قبل التشغيل الكامل.
4. التشغيل والتدريب. ندرب المدراء والموظفين، ونبقى معكم في الأسابيع الأولى.

السعر والمدة

تبدأ النسخة الأولى من تطبيق الحضور أو التتبع من 2,500 دينار. وتبدأ التطبيقات التي فيها أكثر من دور، مثل الموظف والمشرف والموارد البشرية، من 6,000 دينار. وتستغرق أغلب التطبيقات من 6 إلى 14 أسبوعا. ونثبت السعر النهائي كتابيا بعد مكالمة قصيرة. وبعد الدفعة الأخيرة تملك الكود وملفات التصميم والحسابات السحابية، وتبدأ باقات الصيانة من 80 دينار شهريا. انظر الأسعار.