نظام مخزون ومستودعات لشركتك في الأردن

نظام المخزون يجيب عن أربعة أسئلة في كل لحظة: ماذا لديك، وأين هو، وكم كلفك، وما الذي سينفد قريبا. نبرمج في سريع أنظمة مخزون ومستودعات خاصة للموزعين وتجار الجملة والمصانع والمحلات التي لها أكثر من فرع في الأردن. يعمل النظام وحده، أو يكون أول قسم في نظام ERP أكبر. تبدأ النسخة الأولى من النظام الخاص من 4,500 دينار، ويثبت السعر النهائي كتابيا بعد مكالمة قصيرة نفهم فيها عملك.

متى يصبح ملف Excel غير كاف

• الرقم في الملف لا يطابق الرقم على الرف، ولا أحد يعرف أيهما الصحيح.
• يتصل فريق المبيعات بالمستودع ليسأل عن توفر صنف قبل أن يرسل عرض السعر.
• البضاعة موزعة على مستودعين أو ثلاثة أو على عدة فروع، والتحويلات بينها على الورق أو في رسائل واتساب.
• تكتشف البضاعة المنتهية أو التالفة في الجرد السنوي، لا في اليوم الذي حدث فيه ذلك.
• لا تعرف التكلفة الحقيقية للصنف بعد الشحن والجمارك وخصومات المورد.
• إعادة الطلب تعتمد على ذاكرة موظف واحد.

إذا وجدت في عملك اثنتين أو ثلاثا من هذه، فالنظام يوفر عليك وقتا كل يوم، لا في آخر السنة فقط.

ماذا يمكن أن يشمل النظام

• الأصناف ووحدات القياس. رموز الأصناف والباركود والتصنيفات، ووحدات تتحول تلقائيا، مثل كرتونة فيها 24 قطعة تشتريها بالكرتونة وتبيعها بالقطعة.
• المستودعات والمواقع. أكثر من مستودع أو فرع، وفي كل منها مناطق ورفوف، فيعرف العامل أين يذهب بالضبط.
• الاستلام. أوامر الشراء، واستلام البضاعة مقابلها، والفرق بين المطلوب والواصل.
• التحويلات. نقل البضاعة بين المستودعات أو الفروع، مع مرسل ومستلم، فلا يضيع شيء في الطريق.
• الدفعات وتواريخ الانتهاء والأرقام التسلسلية. للمواد الغذائية ومستحضرات التجميل والأدوية والقطع الكهربائية، وكل ما قد تحتاج إلى تتبعه حتى المورد.
• الجرد. جرد كامل أو جزئي من الموبايل، تظهر فيه كل الفروقات قبل أن يعتمدها المدير.
• تنبيهات إعادة الطلب. حد أدنى لكل صنف في كل مستودع، وقائمة بما يجب طلبه هذا الأسبوع.
• حساب التكلفة. بالمتوسط المرجح أو بطريقة الوارد أولا يصرف أولا، مع إضافة الشحن والجمارك إلى البضاعة التي تخصها.
• المبيعات والتسليم. عروض الأسعار وحجز الكميات وسندات التسليم والفواتير، وترسل الفواتير إلى JoFotara.
• التقارير. قيمة المخزون، والأصناف بطيئة الحركة، والأصناف القريبة من الانتهاء، وسجل حركة أي صنف.

لا تحتاج إلى كل هذا من اليوم الأول. المرحلة الأولى المعقولة هي الأصناف والمستودعات والاستلام والجرد، ثم يأتي الباقي بعد أن يثق فريقك بالأرقام. فالنظام الذي يبدأ صغيرا ويستخدمه الجميع كل يوم أنفع من نظام كبير يتركه الموظفون بعد شهر ويعودون إلى الورق.

لمن يصلح هذا النظام

الموزعون وتجار الجملة الذين يبيعون من أكثر من مستودع، ويحتاج فريق مبيعاتهم إلى رؤية الكميات وحجزها قبل الالتزام بموعد. المصانع التي تحتفظ بمواد خام وإنتاج تحت التشغيل وبضاعة جاهزة، وتصرف المواد على أوامر الإنتاج. اطلع على صفحتنا عن المصانع. المحلات متعددة الفروع التي تحتاج إلى التحويلات ومخزون كل فرع، ونظرة واحدة على العمل كله. المتاجر الإلكترونية التي يجب أن تطابق الكمية الظاهرة على الموقع ما هو موجود على الرف.

أما المحل الصغير الواحد فلا يحتاج في العادة إلى نظام خاص، لأن التطبيق الجاهز أقل تكلفة. وغلة، تطبيق نقاط البيع الذي برمجناه للمحلات في الأردن، يتابع المخزون ويرسل الفواتير إلى JoFotara.

عمل المستودع من الموبايل

قليلا ما يجلس عمال المستودع إلى مكتب. لذلك يعمل النظام من المتصفح على الكمبيوتر والتابلت والموبايل، وشاشات المستودع مصممة ليد واحدة: امسح الباركود بكاميرا الموبايل أو بقارئ الباركود، واكتب الكمية، ثم أكد. هكذا يتم الاستلام والتجهيز والتحويل والجرد. وإذا كانت التغطية ضعيفة داخل المستودع، يحتفظ الموبايل بالقراءات ويرسلها حين يعود الاتصال.

ويرى كل مستخدم ما تسمح به صلاحياته فقط. أمين المستودع يستلم ويجرد، لكنه لا يغير الأسعار. ومدير الفرع يرى فرعه. والإدارة ترى كل شيء، ومنه قيمة المخزون والتكلفة.

الربط مع ما تستخدمه اليوم

• JoFotara، نظام الفوترة الإلكترونية الوطني في الأردن، للفواتير والإشعارات الدائنة.
• المتاجر الإلكترونية على WooCommerce أو Shopify أو المتاجر الخاصة، فتنتقل الكميات والطلبات في الاتجاهين. اطلع على المتاجر الإلكترونية.
• برامج المحاسبة، من خلال API أو تصدير دوري، إذا أردت الاحتفاظ ببرنامج المحاسبة الحالي.
• ملفات Excel والأنظمة القديمة، ننظف بياناتها وننقلها إلى النظام الجديد قبل التشغيل.

كثيرا ما يكون الطريق الأقل تكلفة أن تحتفظ ببرنامج المحاسبة، ونبني جزء المخزون حوله. ونكتب في العرض الطريق الذي ننصح به، ولماذا.

كيف نبني النظام

1. مكالمة تعارف. نفهم كيف تتحرك البضاعة اليوم: من يستلم، ومن يجرد، ومن يقرر ماذا يطلب، وما التقارير التي تقرؤها الإدارة.
2. عرض مكتوب. نطاق العمل والمراحل وسعر ثابت. وقد تحتاج الأنظمة الأكبر إلى مرحلة دراسة قصيرة مدفوعة أولا.
3. التصميم. نصمم الشاشات الرئيسية ونراجعها مع من سيستخدمها، ومنهم فريق المستودع.
4. البناء على مراحل. كل مرحلة تسلم شاشات يجربها فريقك على أصناف حقيقية.
5. نقل البيانات والجرد الافتتاحي. ندخل أصنافك، ثم يجرد فريقك الرفوف، فيبدأ النظام من أرقام حقيقية.
6. التشغيل والتدريب. ندرب كل دور على عمله، ونبقى مع الفريق في الأسابيع الأولى.

السعر والملكية

يعتمد السعر على عدد المستودعات والأقسام والربط مع الأنظمة الأخرى وحجم البيانات التي ننقلها. ونثبته كتابيا بعد مكالمة قصيرة، ولا يتغير إلا إذا تغير نطاق العمل. ولا توجد تراخيص لكل مستخدم، فإضافة موظف جديد إلى النظام لا تكلفك شيئا. يعمل النظام على حساب سحابي باسمك مع نسخ احتياطي تلقائي، والكود ملكك بعد الدفعة الأخيرة. وتسعر باقات الصيانة بعد التشغيل حسب حجم النظام. وكل أسعار البداية في صفحة الأسعار.