شركات ERP في الأردن: كيف تختار المزود المناسب

باختصار: قرر أولا هل يناسب نظام ERP جاهز طريقة عملك، أم تحتاج إلى نظام خاص. ثم تحدث مع مزودين اثنين على الأقل من النوع الذي اخترته، واطرح عليهم الأسئلة نفسها، وقارن العروض المكتوبة على نطاق العمل نفسه. فالمزود يهم بقدر البرنامج. المنتج نفسه قد ينجح في شركة ويفشل في أخرى بسبب من أعده، وكيف نقلت البيانات، وكيف تدرب الفريق. لا يرتب هذا الدليل الشركات، بل يعطيك الأسئلة التي تفرق بين مزود حريص ومزود يعرضك للخطر.

أنواع مزودي ERP في الأردن

• شركاء المنتجات العالمية. شركات تبيع وتعد منتجات مثل Odoo وSAP Business One وMicrosoft Dynamics 365 Business Central وOracle NetSuite. تدفع التراخيص للمنتج، وأتعاب الإعداد والتعديل والدعم للشريك.
• شركات محلية لها منتجها الخاص. شركات أردنية لديها نظام ERP أو برنامج محاسبة جاهز، وكثيرا ما يكون فيه الفوترة والرواتب حسب القواعد المحلية.
• فرق المنتجات مفتوحة المصدر. فرق تعد منتجات مجانية مثل ERPNext أو Odoo Community. لا توجد رسوم ترخيص، لكن الإعداد والاستضافة والدعم لها تكلفة.
• فرق البرمجة الخاصة. فرق تبني نظام ERP حول طريقة عملك من البداية، في العادة قسما بعد قسم، ويسلم لك الكود في النهاية.

كل نوع منها قد يكون الخيار الصحيح. والسؤال هو أي نوع يناسب عملك أنت. فالشركة الصغيرة التي تبيع وتشتري بطريقة معتادة قد يكفيها منتج جاهز مع شريك جيد. أما الشركة التي تعمل بطريقة خاصة بها، أو التي جربت منتجا جاهزا وعادت إلى ملفات Excel، فقد تحتاج إلى نظام يبنى حولها. وفي الحالتين، لا تقرر قبل أن ترى النظام يعمل على بيانات تشبه بياناتك.

نظام ERP جاهز أم نظام خاص

يتعمق مقالنا عن Odoo أم نظام ERP خاص في هذا الاختيار، ويقارن دليل تكلفة ERP بين التكاليف على مدى عدة سنوات.

جهز نفسك قبل أن تتصل بأحد

لا يستطيع المزود أن يسعر إلا ما تصفه له. فقبل الاجتماع الأول اكتب:

• كيف تمر عملية البيع والشراء والتسليم في شركتك اليوم، خطوة بخطوة.
• الأقسام التي تحتاجها الآن، والأقسام التي تستطيع الانتظار.
• عدد المستخدمين والفروع والمستودعات.
• البيانات التي يجب نقلها: الأصناف والعملاء والموردون والأرصدة الافتتاحية.
• الأنظمة التي يجب أن يرتبط بها، وأولها JoFotara، ثم البنك أو المتجر الإلكتروني أو برنامج المحاسبة الحالي.
• التقارير العشرة التي تقرؤها الإدارة كل شهر.

صفحة واحدة تكفي. أعط الصفحة نفسها لكل مزود، فتجيب العروض كلها عن السؤال نفسه.

أسئلة تطرحها على أي مزود ERP

1. هل تستطيعون أن تروني فاتورة حقيقية أرسلت إلى JoFotara من النظام؟ الفواتير في الأردن تمر عبر نظام الفوترة الوطني. والربط الذي يعمل يعني فاتورة مقبولة عليها رمز QR من دائرة الضريبة، لا شريحة في عرض تقديمي. اطلع على دليل JoFotara.
2. من سيعد النظام، وأين هو؟ اطلب أسماء من سيعملون على مشروعك، واسأل هل هم في الأردن.
3. أي عملاء في قطاعنا نستطيع الاتصال بهم؟ اطلب اثنين، واسألهما ماذا تعطل وكيف أصلح.
4. ما الذي يكبر مع فريقنا؟ تراخيص المستخدمين، أو التخزين، أو الأقسام، أو رسوم الدعم. واطلب التكلفة بحجمكم اليوم، وبضعف هذا الحجم.
5. هل نقل البيانات مشمول؟ من ينظف البيانات القديمة، ومن يدخلها، ومن يتحقق منها.
6. كيف تتعاملون مع التعديلات؟ في المنتج الجاهز، اسأل ماذا يحدث لتعديلاتكم حين يحدث المنتج. وفي النظام الخاص، اسأل كيف تسعر التعديلات بعد التشغيل.
7. من يملك البيانات، وكيف نصدرها؟ يجب أن تستطيع أخذ بياناتك كلها بصيغة قابلة للاستخدام في أي وقت.
8. كيف يكون الدعم؟ الساعات، ووقت الاستجابة، ومن يرد حين تتوقف الفواتير في يوم مزدحم.
9. ما الخطة مرحلة بمرحلة؟ المرحلة الأولى الواضحة بموعد وسعر علامة أفضل من وعد بتشغيل كل شيء دفعة واحدة.
10. ماذا يحدث إن افترقنا؟ اسأل ماذا يبقى لك: البيانات والكود والتوثيق والحسابات.

علامات الخطر في العرض

• سعر باقة لا يذكر الأقسام ولا عدد المستخدمين ولا التقارير.
• عرض تجريبي من شرائح وصور فقط.
• تشغيل كل الأقسام والفروع في يوم واحد.
• تعديلات موعودة مجانا دون نطاق مكتوب.
• لا إجابة واضحة عن JoFotara.
• بياناتك محفوظة في حساب يملكه المزود.
• خصم ينتهي هذا الأسبوع، يدفعك إلى التوقيع قبل أن تفهم نطاق العمل.

ماذا تحتاج القطاعات المختلفة

الموزعون والمستودعات يحتاجون إلى مخزون في أكثر من مستودع، وتحويلات، ودفعات، وتنبيهات لإعادة الطلب. ويبدأ كثير منهم بنظام مخزون ومستودعات، ثم يضيفون الحسابات لاحقا. المصانع تحتاج إلى قوائم المواد وأوامر الإنتاج والتكلفة الحقيقية لكل منتج. شركات المقاولات تحتاج إلى المشاريع وجداول الكميات ومقاولي الباطن والمستخلصات، وكثير من المنتجات الجاهزة لا تغطي ذلك إلا بتعديلات كبيرة. الشركات التي لها موظفون في الميدان تحتاج إلى الحضور والإجازات والرواتب، اطلع على نظام الحضور والموارد البشرية. واطلب من كل مزود أن يريك سير العمل في قطاعك، لا جولة عامة في النظام.

كيف يبدو التشغيل الحريص

1. الدراسة. يرسم المزود طريقة عملكم، ويكتب نطاق العمل للمرحلة الأولى.
2. الإعداد أو البناء. تعد الشاشات أو تبنى، ثم تراجع مع من سيستخدمها كل يوم.
3. نقل البيانات. تنظف الأصناف والعملاء والموردون والأرصدة الافتتاحية وتدخل إلى النظام، ثم يتحقق منها فريقك بنفسه.
4. التجربة بعمل حقيقي. فواتير ومشتريات وحركات مخزون حقيقية، ومنها الإرسال إلى JoFotara، قبل أن يعتمد أحد على النظام.
5. التدريب حسب الدور. جلسات قصيرة لكل دور، لا عرض طويل واحد للجميع.
6. التشغيل والمتابعة القريبة. يبقى المزود قريبا منكم حتى إقفال الشهر الأول، ففيه تظهر أغلب المشاكل.

اطلب من كل مزود أن يشرح هذه الخطوات في مشروعكم بالتحديد. فالإجابات الغامضة هنا تعني في العادة أن العمل سيقع على فريقك في النهاية، وأن الموظفين سيتعلمون النظام وحدهم تحت ضغط العمل اليومي.

الاستضافة والأمان وحجم المزود

اسأل أين سيستضاف النظام، وكم مرة تؤخذ نسخة احتياطية من البيانات، وهل يرى كل مستخدم ما تسمح به صلاحياته فقط. واطلب سجلا يبين من غير ماذا ومتى، فهذا ضروري في أي نظام فيه أموال وحسابات.

المزود الكبير لديه موظفون أكثر، لكن مشروعك قد يذهب إلى أحدث موظفيه. والفريق الصغير يعطيك تواصلا مباشرا مع من يبني النظام، فاسأل كيف يستمر العمل إذا غادر أحدهم: التوثيق، والوصول إلى الكود، وشخص ثان يعرف نظامك. وفي الحالتين، اطلب أن تعرف بالاسم من سيرد عليك بعد التشغيل.

كيف تقارن بين العروض

ضع العروض في جدول واحد: الأقسام، وعدد المستخدمين، ورسوم الإعداد، والتراخيص في السنة، والاستضافة، والدعم، وتكلفة التعديلات في السنة الأولى. ثم اجمع تكلفة ثلاث سنوات، لا سنة واحدة. فرسوم الإعداد المنخفضة مع تراخيص سنوية عالية قد تكلف أكثر من بناء لمرة واحدة بسعر أعلى. وبعد الأرقام قارن الخطة: من يفعل ماذا، وبأي ترتيب، وكيف سيتدرب فريقك.

ماذا يجب أن يذكر العرض المكتوب

يجب أن يذكر العرض الأقسام والتقارير التي يشملها العمل، وعدد المستخدمين، وكل مرحلة بموعدها وسعرها، ومراحل الدفع، وما لا يشمله السعر، وشروط الدعم بعد التشغيل، ومن يملك البيانات والكود. وإذا غاب أي بند من هذه، فاطلبه قبل أن توقع. فالعرض الذي يكتفي بسعر إجمالي وجملة عامة عن نظام متكامل لا يحميك حين يختلف الطرفان لاحقا على ما كان مشمولا وما لم يكن. واحتفظ بالعروض كلها، حتى العروض التي رفضتها، فهي تساعدك على فهم السوق حين تحتاج إلى قسم جديد بعد سنة أو سنتين.

أين نقف نحن

نبني في سريع أنظمة ERP خاصة للشركات في الأردن، على مراحل، نبدؤها بالقسم الذي يسبب أكبر مشكلة. تبدأ النسخة الأولى من النظام الخاص من 4,500 دينار، ونثبت سعر كل مرحلة كتابيا بعد دراسة قصيرة. والكود والبيانات ملكك. وحين يناسب منتج جاهز طريقة عملك أكثر، نقول ذلك في العرض، ونستطيع أن نبني الجزء الخاص حوله.